FEEDBACK / UMPAN BALIK

by : ASN
Tidak semua orang mau dan dapat menerima kekurangan yang ada pada dirinya,
apalagi kekurangan tersebut diungkap oleh orang lain, hal ini sering kali
memungkinkan salah pengertian antara pemberi dan penerima umpan balik
(feedback).
Niat baik yang semula dilakukan untuk memperbaiki kesalahan rekan, berubah
menjadi permusuhan antar pribadi. Fenomena semacam ini sering kita jumpai
dalam kehidupan formal di kantor maupun kegiatan sosial lainnya. Lalu
bagaimana caranya agar dalam memberikan umpan balik atau kritik dapat
diterima dengan efektif ????? Pembahasan kali ini akan terfokus pada
Menyampaikan umpan balik dan menerima umpan balik

MENERIMA UMPAN BALIK :
Hakekatnya bila kita bercermin, yang menjadi titik kosentrasi kita tentu
bukan kecantikan atau ketampanan yang kita miliki (toh itu anugerah dari
sananya), namun justru kita sedang mencari kekurangan yang harus segera kita
benahi.
Demikian pula tindakan dan tutur kata sehari-hari kita tentu akan dibaca,
didengar dan dinilai orang lain. Dengan demikian, rekan kerja, atasan dan
siapapun akan menjadi penonton bagi sepak terjang kita,
Sekarang tergantung bagaimana kita mensikapinya, apakah "penonton" kita tadi
akan menjadi penonton PASIF yang bersorak, mencemooh dipinggir lapangan atas
kekurangan kita, atau menjadi penonton AKTIF yang bersedia memberikan
masukan - masukan untuk perbaikan kita.

Mampu menerima umpan balik merupakan titik awal mencapai keberhasilan, dan
musibah bagi kita kalau kita melakukan kesalahan namun kita tidak pernah
menyadari bahwa kita salah, lalu bagaimana seharusnya kita kita menerima
umpan balik
1.. Menerima sebagai adalah satu kesempatan ISTIMEWA untuk belajar :
Seseorang yang bersedia datang kepada kita dan memberikan umpan balik adalah
rekan sejati yang penuh kasih sayang kepada kita, sehingga ia mau meluangkan
waktu demi perbaikan kita. Dan inilah saatnya mawas-diri dan bangkit untuk
melakukan perubah
2.. Mendengarkan dengan penuh perhatian, mendengarkan secara aktif adalah
mendengarkan dengan seluruh pancaindra kita, perhatian tertuju penuh kepada
pemberi umpan balik, Untuk memberikan kepastian akan pemahaman yang sama,
perlu kiranya si "penerima" mengulang/ merangkum isi pembicaraan
3.. Meminta contoh yang rinci, bila dirasa informasi yang disampaikan
kurang jelas, dengan sopan si penerima feedback minta penjelasan dan contoh
yang rinci, sehingga akan sangat mudah bagi kita untuk menjalankan perbaikan
nya nanti.
4.. Menerima umpan balik hendaknya JANGAN, terkesan membela diri,
menceriterakan pengalaman lainnya, dan juga jangan merasa mudah /cepat
mengerti.
MENYAMPAIKAN UMPAN BALIK :
Sebelum kita memberikan umpan balik secara efektif, 4 (empat) hal yang harus
kita perhatikan, yakni :
1. Kepada SIAPA umpan balik akan diberikan.
2. DIMANA, usahakan pada tempat yang tepat ( cukup privacy)
3. KAPAN waktu yang tepat ( pagi /awal shift, siang, sore dll)
4. BAGAIMANA methode yang akan digunakan ( lisan, tertulis)

DALAM MENYAMPAIKAN UMPAN BALIK, HENDAKNYA ::
1.. JUJUR dan memelihara harga diri, umpan balik harus disampaikan dengan
jujur, penuh pengertian dan ketulusan hati.
2.. TERINCI dengan data dan fakta.
1.. Apa yang benar benar dilakukan / dikatakan : Jelaskan apa yang
benar-benar kita ketahui (tidak mengada-ada) dengan rinci berurutan dan
dengan penjelasan lengkap (kapan, dimana, siapa dll). Hal ini dilakukan
untuk mempermudah si penerima feedback untuk mengingat kembali.
2.. Mengapa perilaku itu tidak/ kurang tepat, berikan pengertian mengapa
perilaku tersebut kurang tepat, bila hal ini berhubungan dengan pihak lain,
jelaskan akibat yang ditimbulkan dari perilaku tersebut.
3.. Apa atau bagaimana sebaiknya dilakukan/ dikatakan. Berikan
penjelasan dengan rinci Perilaku Positif Lainnya ( PPL) sebagai saran yang
kita ajukan.
MENYAMPAIKAN UMPAN BALIK HENDAKNYA JANGAN :
1.. Menyampaikan umpan balik yang samar-samar atau tidak nyata / jelas.
2.. Perilaku yang disampaikan sebagai kritik /umpan balik hanya
berdasarkan perkiraan semata, tidak menunjukkan fakta dan data yang konkrit.
3.. Hanya menitik beratkan pada PPL nya saja, sehingga perilaku negatif
yang diajukan terasa samar, dan terkesan nasehat tetapi si penerima umpan
balik tidak memahami apa yang harusnya dilakukan.
4.. Jangan mengatas-namakan orang lain